Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe: nhập hàng, trừ kho, hao hụt
Quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe hiệu quả là kiểm soát đủ 5 điểm: nhập hàng có ghi chép, trừ kho theo định lượng mỗi món bán ra, cảnh báo khi sắp hết, ghi riêng hao hụt đổ bỏ, và kiểm kê định kỳ. Trên Quán Nhỏ POS: phiếu nhập hàng tự ghi chi phí, công thức món tự trừ kho khi bán, nguyên liệu dưới mức tối thiểu hiện “Sắp hết”, có mục Ghi hao hụt và Kiểm kê kho.
Vòng đời nguyên liệu trong quán
- Nhập hàngPhiếu nhập, nhà cung cấp
- Tồn khoTăng theo phiếu nhập
- Bán mónTrừ theo công thức
- Hao hụtGhi riêng khi đổ bỏ
- Kiểm kêSo thực tế với sổ
Mất kiểm soát ở bất kỳ điểm nào thì con số tồn kho trên giấy (hoặc trên app) sẽ không còn khớp với kho thật, và không ai biết tiền nguyên liệu đi đâu.
1. Nhập hàng và nhà cung cấp
- Phiếu nhập hàng: ngày nhập, sản phẩm, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, ghi chú; chụp ảnh hoá đơn nếu cần.
- Tự ghi chi phí: khi nhập hàng, khoản chi được ghi vào quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi bạn chọn, không phải ghi thu chi lần nữa.
- Danh sách nhà cung cấp: người liên hệ, số điện thoại, số tài khoản, mặt hàng chính.
- Huỷ phiếu nhập: nhập nhầm thì huỷ phiếu, hàng được hoàn kho tự động.
Nhập hàng, tồn kho, nhà cung cấp.
2. Định lượng và trừ kho theo món bán
Đây là bước quan trọng nhất. Trong module Kho Chuyên Nghiệp, mỗi món có một công thức: nguyên liệu, định lượng (gram, ml…), % hao phí sơ chế. Công thức được gắn với món trên thực đơn POS; khi món được bán, app trừ nguyên liệu theo lượng thực tế cần lấy từ kho.
Ví dụ: một tô phở dùng 80g thịt bò đã sơ chế, hao phí 20% thì app trừ 100g thịt bò trong kho. Cách tính chi tiết ở bài cách tính giá vốn món ăn.
Công thức món, tồn kho nguyên liệu.
3. Biết trước khi hết hàng
Đặt mức tồn tối thiểu cho từng nguyên liệu. Khi tồn bằng hoặc thấp hơn mức này, app hiện Sắp hết; về 0 thì hiện Hết. Trang tổng quan của Kho Chuyên Nghiệp có mục Sắp hết kho, và mỗi công thức cho biết tồn kho còn đủ nấu bao nhiêu phần.
Cách đặt mức tối thiểu: lượng dùng trung bình mỗi ngày × số ngày từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về, cộng thêm một ít dự phòng cho ngày đông khách.
4. Hao hụt và đổ bỏ
5. Kiểm kê định kỳ
Dù app trừ kho tự động, vẫn phải đếm kho thật định kỳ, vì định lượng thực tế ở bếp có thể khác công thức. Quy trình kiểm kê chi tiết ở bài kiểm kê kho nhà hàng.
Quản lý nguyên liệu bằng Excel có đủ không
| Excel | Phần mềm bán hàng có kho | |
|---|---|---|
| Ghi nhập hàng | Nhập tay | Phiếu nhập, tự ghi chi phí |
| Trừ kho khi bán | Phải cộng số món bán rồi nhân định lượng bằng tay | Tự trừ theo công thức mỗi lần bán |
| Cảnh báo sắp hết | Phải tự xem | Hiện Sắp hết, Hết |
| Phù hợp | Quán rất ít món, ít nguyên liệu | Quán có từ vài chục món hoặc nhiều nguyên liệu |
Đọc thêm: quy trình quản lý bếp nhà hàng.
Câu hỏi thường gặp
Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả?
Ghi mọi lần nhập hàng, có công thức định lượng cho từng món để trừ kho khi bán, đặt mức tồn tối thiểu để biết trước khi hết, ghi riêng hao hụt đổ bỏ, và kiểm kê định kỳ để so tồn thực tế với tồn sổ sách.
Quản lý nguyên liệu quán cafe khác nhà hàng thế nào?
Quán cafe ít loại nguyên liệu hơn nhưng dùng nhanh (sữa, đá, cà phê, syrup) và có nhiều nguyên liệu mở nắp có hạn ngắn. Cần định lượng theo ml cho từng ly và kiểm kê thường xuyên hơn.
Phần mềm có tự trừ nguyên liệu khi bán không?
Có. Trong Quán Nhỏ POS, công thức món được gắn với món trên thực đơn; khi món được bán, app tự trừ nguyên liệu theo định lượng, đã tính hao phí sơ chế.
Nhập hàng có tự ghi vào chi phí không?
Có. Khi nhập hàng trên Quán Nhỏ POS, khoản chi được ghi tự động vào quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi đã chọn.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
