Kiểm kê kho nhà hàng: quy trình 6 bước và cách đọc chênh lệch
Kiểm kê kho là đếm số lượng thực tế từng mặt hàng rồi so với số trên sổ sách hoặc phần mềm. Nhà hàng nên đếm nguyên liệu chính mỗi tuần và toàn kho mỗi tháng. Trên Quán Nhỏ POS, nhân viên nhập số thực tế trên điện thoại, bấm xác nhận, và máy chủ tự điều chỉnh tồn kho theo chênh lệch, kể cả khi quán vẫn đang bán hàng.
Kiểm kê kho là gì
Phần mềm trừ kho theo công thức, nhưng bếp thật có thể múc nhiều hơn, đổ bỏ mà không ghi, hoặc nhập hàng thiếu so với hoá đơn. Kiểm kê là bước duy nhất cho biết kho thật còn bao nhiêu. Chênh lệch giữa số đếm và số sổ sách chính là tiền nguyên liệu không giải thích được.
Bao lâu kiểm kê một lần
| Nhóm hàng | Tần suất gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Thịt, hải sản, sữa, cà phê, trà | Mỗi tuần | Đắt, dùng nhiều, dễ hao |
| Bia, nước ngọt, hàng bán nguyên | Mỗi tuần hoặc mỗi ca | Dễ đếm, dễ thất thoát |
| Gia vị, khô, bao bì | Mỗi tháng | Rẻ, dùng chậm |
| Toàn kho | Mỗi tháng | Chốt giá vốn tháng |
Quy trình kiểm kê kho nhà hàng 6 bước
- Chọn giờLúc vắng, cuối ca
- Sắp xếpGom hàng cùng loại
- ĐếmHai người: đếm và ghi
- Nhập sốSố thực tế trên app
- Xác nhậnApp chỉnh tồn
- Xem chênh lệchTìm nguyên nhân
- Chọn giờ vắng (sau ca trưa hoặc cuối ngày) để đếm không bị gián đoạn.
- Ghi hao hụt trước: hàng hỏng, hết hạn đang chờ bỏ thì ghi hao hụt rồi mới đếm.
- Sắp xếp kho: gom hàng cùng loại về một chỗ, hàng mở dở để riêng.
- Đếm theo đơn vị của app: app tính theo gram thì cân, tính theo hộp thì đếm hộp.
- Hai người làm: một người đếm, một người nhập; đổi vai ở lần sau.
- Xác nhận và xem chênh lệch ngay trong ngày.
Kiểm kê trên Quán Nhỏ POS
- Mở module Kho Chuyên Nghiệp → Kiểm kê kho.
- Lọc Nguyên liệu, Hàng bán hoặc Tất cả; tìm nhanh theo tên.
- Nhập số thực tế cho từng mặt hàng đã đếm (mặt hàng không đếm thì để trống).
- Bấm Xác nhận kiểm kê. Máy chủ áp chênh lệch vào tồn kho và báo số mặt hàng đã điều chỉnh.
Tồn kho nguyên liệu và kiểm kê.
Đọc chênh lệch sau kiểm kê
| Chênh lệch | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Thiếu đều mỗi lần | Định lượng thực tế lớn hơn công thức | Cân lại món ở bếp, sửa công thức hoặc nhắc bếp |
| Thiếu đột ngột | Đổ bỏ không ghi, nhập thiếu, thất thoát | Xem hao hụt, phiếu nhập, ca làm hôm đó |
| Dư | Món bán chưa gắn công thức, nhập trùng phiếu | Kiểm tra món nào chưa gắn công thức |
| Hàng bán nguyên (bia, nước) lệch | Bán ngoài app, mang ra không nhập | Nhập ngay khi mang ra bàn |
Sau mỗi lần kiểm kê, xem lại giá vốn của các món dùng mặt hàng bị lệch nhiều. Xem cách tính giá vốn món ăn.
Mẹo kiểm kê nhanh, ít sai
- Dán nhãn tên mặt hàng trên kệ giống tên trong app.
- Đếm theo thứ tự kệ, không nhảy lung tung.
- Hàng mở dở: cân, không ước lượng.
- Kiểm kê cùng ngày, cùng giờ mỗi tuần để dễ so.
- Bắt đầu với 10 mặt hàng đắt nhất, thêm dần.
Đọc thêm: quản lý nguyên liệu nhà hàng, quán cafe và phần mềm quản lý kho nhà hàng.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm kê kho là gì?
Kiểm kê kho là đếm số lượng thực tế của từng mặt hàng trong kho rồi so với số trên sổ sách hoặc phần mềm, để tìm và điều chỉnh chênh lệch.
Nhà hàng nên kiểm kê kho bao lâu một lần?
Nguyên liệu đắt và dùng nhiều (thịt, hải sản, sữa, cà phê) nên đếm mỗi tuần; toàn bộ kho đếm mỗi tháng. Quán mới dùng phần mềm nên đếm dày hơn trong tháng đầu để chỉnh công thức.
Đang kiểm kê mà vẫn bán hàng thì có sai không?
Trên Quán Nhỏ POS thì không. Khi xác nhận kiểm kê, máy chủ chỉ áp phần chênh lệch giữa số đếm và số sổ sách tại lúc đếm vào tồn hiện tại, nên món bán trong lúc đếm vẫn được trừ đúng.
Chênh lệch kiểm kê bao nhiêu là bất thường?
Không có con số chung. Hãy theo dõi chênh lệch của từng mặt hàng qua nhiều lần kiểm kê; mặt hàng nào lần nào cũng hụt cùng một chiều là nơi cần xem lại định lượng hoặc thất thoát.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
