Phần mềm quản lý quán ăn nhỏ: từ gọi món, gửi bếp đến tính tiền
Phần mềm quản lý quán ăn tốt cần làm trơn tru 4 việc: mở bàn và gọi món, gửi món xuống bếp, tính tiền – in bill – nhận chuyển khoản, và báo cáo thu chi cuối ngày. Quán Nhỏ POS làm cả 4 việc trên điện thoại hoặc máy tính sẵn có, quán nhỏ không cần mua máy POS đắt tiền.
Khi nào quán ăn nhỏ cần phần mềm?
Không phải quán nào cũng cần ngay. Nhưng nếu bạn gặp từ 2 dấu hiệu dưới đây trở lên thì phần mềm sẽ trả lại tiền nhanh hơn bạn nghĩ:
- Giờ trưa đông, bếp làm sót món hoặc lên nhầm bàn.
- Khách gọi thêm món nhưng lúc tính tiền lại quên cộng.
- Cuối ngày tiền két lệch so với số đơn mà không biết lệch ở đâu.
- Không biết món nào lãi, món nào bán chậm.
- Chủ quán vắng mặt là không biết quán bán được bao nhiêu.
Phần mềm quản lý quán ăn cần những tính năng gì?
| Tính năng | Giải quyết việc gì | Module Quán Nhỏ |
|---|---|---|
| Sơ đồ bàn | Biết bàn nào trống, bàn nào có khách, tạm tính bao nhiêu | Bàn |
| Gọi món, ghi chú | “Không hành”, “ít cay” đi thẳng xuống bếp | Bán hàng |
| Phiếu bếp | Bếp thấy món theo thứ tự, không sót | Phiếu bếp |
| In bill, mã QR | Tính tiền nhanh, khách tự chuyển khoản | In hoá đơn |
| Thu chi | Ghi chi chợ, tiền điện; tách tiền mặt và tiền gửi | Thu chi |
| Báo cáo | Doanh thu theo ngày, món bán chạy | Báo cáo |
Mỗi tính năng là một module bật tắt được. Quán bán mang đi không cần sơ đồ bàn thì tắt đi cho màn hình gọn.
Luồng bàn → bếp → tính tiền trên Quán Nhỏ
- Mở bànChọn bàn trống, nhập số khách
- Gọi mónGhi chú từng món
- Gửi bếp đợt 1Phiếu có tên bàn, món, ghi chú
- Gọi thêmGửi riêng đợt 2
- Tính tiềnIn bill, quét mã QR
Video dưới đây minh hoạ đúng luồng trên: mở bàn 4 khách, gọi cơm sườn và cà phê sữa, gửi bếp đợt 1, khách gọi thêm trà sữa và chỉ món mới được gửi ở đợt 2.
Mở bàn 4 khách → gửi bếp đợt 1 → gọi thêm và gửi đợt 2.
Điểm quan trọng: món đã gửi bếp được giữ nguyên, món mới gọi thêm nằm ở đợt riêng. Bếp không phải đoán món nào mới, món nào cũ. Nhiều nhân viên có thể cùng gọi món cho một bàn, app lưu ai mở bàn và ai thêm từng món.
Bếp nhận phiếu: chờ làm → đang làm → hoàn thành.
Thu chi và doanh thu cuối ngày
Quán ăn chi ra rất nhiều khoản lặt vặt: tiền chợ sáng, gas, đá, tiền điện. Nếu chỉ nhìn doanh thu thì tưởng lãi, nhưng trừ chi phí mới biết thật. Module Thu chi ghi từng khoản, chọn nguồn tiền là tiền mặt hay tiền gửi để cuối ngày đối chiếu két và tài khoản ngân hàng.
Chọn nguồn tiền → ghi khoản chi → đối chiếu tiền gửi.
Chọn tuần → xem doanh thu từng ngày → so sánh món bán chạy.
Cần mua thiết bị gì?
- Tối thiểu: một máy tính Windows (hoặc macOS) cộng máy in bill nhiệt 58mm/80mm cắm USB; hoặc một điện thoại Android cộng máy in nhiệt nối mạng LAN (cắm dây mạng vào modem của quán).
- Có bếp riêng: thêm một máy in bếp, hoặc một máy tính bảng đặt ở bếp để xem phiếu.
- Đông khách: máy POS Sunmi để bàn hoặc cầm tay; nhân viên phục vụ dùng điện thoại cá nhân để order.
Trên Windows, công cụ Cài máy in Quán Nhỏ tự tìm và cài máy in hoá đơn, máy in bếp, máy in tem; không cần tìm driver của hãng.
Ghi tay, Excel hay phần mềm?
Excel phù hợp để ghi sổ thu chi cuối ngày, nhưng không làm được việc gửi món xuống bếp hay in bill lúc đông khách. Muốn tìm hiểu cách tính tiền nhanh, đọc tiếp phần mềm tính tiền cho quán ăn. Quán bán mang đi nhiều: phần mềm quản lý quán ăn vặt.
Câu hỏi thường gặp
Quán ăn nhỏ vài bàn có cần phần mềm quản lý không?
Nếu quán có từ 2 người làm trở lên hoặc bán trên 50 đơn mỗi ngày, phần mềm giúp giảm sai món, sai tiền và cho biết lãi thật. Quán rất nhỏ vẫn có thể bắt đầu bằng một điện thoại và một máy in bill.
Phần mềm quản lý quán ăn có gửi món xuống bếp được không?
Có. Trên Quán Nhỏ POS, món gọi tại bàn được gửi xuống bếp theo từng đợt. Bếp xem trên màn hình phiếu bếp hoặc nhận phiếu in, đánh dấu đang làm và hoàn thành.
Món đã gửi bếp rồi khách đổi ý thì sao?
Món đã gửi bếp chỉ huỷ được khi Chủ quán hoặc Quản lý duyệt: nhân viên muốn huỷ phải nhờ Quản lý nhập mã PIN, và bắt buộc chọn lý do. Máy chủ chặn mọi cách huỷ không có duyệt và lưu nhật ký. Cách này chống thất thoát do huỷ món tuỳ tiện.
Quán ăn dùng điện thoại để order được không?
Được. Nhân viên cài app Quán Nhỏ trên điện thoại Android hoặc iPhone, vào quán bằng mã quán rồi gọi món tại bàn. Nhiều nhân viên có thể cùng order cho một bàn.
Phần mềm có tách tiền mặt và chuyển khoản không?
Có. Module Thu chi theo dõi riêng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, nên cuối ngày đối chiếu két và tài khoản dễ hơn.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
