Phần mềm quản lý nhà hàng: 8 tính năng bắt buộc và cách chọn
Phần mềm quản lý nhà hàng cần nhiều hơn một máy tính tiền: nhiều nhân viên cùng order, tách bếp nóng và quầy bar, huỷ món phải có duyệt, phân quyền theo vai trò, kho định lượng và chấm công – tính lương. Quán Nhỏ POS có đủ các phần này dưới dạng module, bật dần theo quy mô nhà hàng.
Nhà hàng khác quán ăn ở điểm nào?
Nhà hàng có nhiều bộ phận phối hợp cùng lúc: phục vụ, thu ngân, bếp chính, pha chế, quản lý ca. Mỗi bộ phận chỉ nên thấy và làm phần việc của mình. Sai sót không còn là “nhầm một món” mà là thất thoát có hệ thống: huỷ món sau khi khách đã ăn, giảm giá tuỳ tiện, xuất kho không ghi chép.
Phần mềm quản lý nhà hàng cần 8 tính năng nào?
- Sơ đồ bàn theo khu vực (trong nhà, ngoài trời, tầng 2).
- Nhiều nhân viên cùng order một bàn, lưu ai thêm món nào.
- Gửi bếp theo đợt; món gọi thêm không lẫn với món cũ.
- Định tuyến phiếu: món nóng về bếp, đồ uống về bar.
- Huỷ món có duyệt và nhật ký.
- Phân quyền theo vai trò: phục vụ, thu ngân, bếp, kho, quản lý.
- Kho và định lượng để biết giá vốn từng món.
- Chấm công và tính lương gắn với ca làm.
Mở bàn, gửi bếp đợt 1, khách gọi thêm thì chỉ món mới đi đợt 2.
Bếp nóng, bếp bar và phiếu in riêng
- Phục vụ gọi mónBò lúc lắc + 2 nước ép
- Tự tách phiếuTheo bộ phận chế biến
- Bếp nóngNhận phiếu bò lúc lắc
- Quầy barNhận phiếu + tem 2 ly
Mỗi món được gắn với bộ phận chế biến. Khi gửi bếp, Quán Nhỏ tự tách phiếu và gửi đến đúng máy in hoặc màn hình của bếp nóng, quầy bar. Mẫu in của hoá đơn thu ngân, phiếu bếp nóng và phiếu bar được chỉnh riêng; quầy bar in thêm tem ly theo từng ly.
Bếp lọc phiếu theo trạm, chuyển trạng thái chờ làm → đang làm → hoàn thành.
Chỉnh mẫu hoá đơn thu ngân và mẫu phiếu bếp bar.
Chống thất thoát: huỷ món, phân quyền
Lỗ hổng phổ biến nhất ở nhà hàng là huỷ món sau khi đã phục vụ, rồi “nuốt” tiền món đó. Quán Nhỏ khoá việc này ở cả app lẫn máy chủ:
- Huỷ món đã gửi bếp: phải có Chủ quán hoặc Quản lý duyệt (nhân viên nhờ Quản lý nhập mã PIN), bắt buộc chọn lý do, lưu nhật ký huỷ trên máy chủ.
- Bàn đã thanh toán: máy chủ không cho sửa món, số lượng; báo cáo cho xem doanh thu theo từng thu ngân.
- Phân cấp quản lý: quản lý điều phối được nhân viên cấp dưới nhưng không tự nâng ai lên quản lý hay chủ quán.
Mở vai trò → bật module → lưu quyền cho vai trò.
Nhân sự: vai trò, chấm công, lương
Quán Nhỏ có sẵn các vai trò thường gặp trong nhà hàng: quản lý, thu ngân, phục vụ, tiếp thực, bếp chính, phụ bếp, pha chế, thủ kho, kèm mô tả công việc cho từng vị trí. Nhân viên chấm công bằng điện thoại khi vào ca, ra ca; kỳ lương được tổng hợp để quản lý rà soát và duyệt.
Chụp ảnh vào ca → ghi giờ vào → xác nhận ra ca.
Rà soát phiếu lương → duyệt kỳ lương → ghi nhận chi trả.
Kho và định lượng món
Với nhà hàng, giá vốn món ăn quyết định lãi lỗ. Module Kho chuyên nghiệp cho khai công thức (định lượng) từng món, tính giá vốn và trừ nguyên liệu sau khi bill được thanh toán, nên đơn bị huỷ không làm lệch kho.
Mở công thức → xem định lượng → tính giá vốn mỗi phần.
Chọn phần mềm quản lý nhà hàng thế nào?
| Câu hỏi | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Huỷ món đã làm có cần quản lý duyệt không? Có nhật ký không? | Đây là nơi thất thoát nhiều nhất. |
| Phiếu có tự tách bếp nóng và bar không? | Giờ cao điểm không ai kịp chia phiếu bằng tay. |
| Chạy trên thiết bị gì? | Dùng được điện thoại nhân viên thì đỡ chi phí máy order. |
| Có quản lý nhiều chi nhánh không? | Mở chi nhánh 2 không phải đổi phần mềm. |
| Dữ liệu có tách riêng từng cửa hàng không? | Chi nhánh này không nhìn thấy số liệu của chi nhánh kia. |
| Có dùng thử không? | Chạy thử trên quán thật mới thấy hợp hay không. |
Nhà hàng nhỏ mới mở có thể bắt đầu như một quán ăn rồi bật dần module. Xem thêm phần mềm quản lý quán ăn nhỏ và cách cho nhân viên order bằng điện thoại.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý nhà hàng nào tốt nhất hiện nay?
Không có phần mềm tốt nhất cho mọi nhà hàng. Hãy chọn theo quy mô (một hay nhiều chi nhánh), loại hình (gọi món, buffet, lẩu nướng) và việc bạn cần kiểm soát nhất (bếp, kho, nhân sự). Nên dùng thử trên chính quán của mình ít nhất một tuần trước khi quyết định.
Nhiều nhân viên có thể cùng gọi món cho một bàn không?
Có. Trên Quán Nhỏ POS nhiều nhân viên cùng order một bàn; hệ thống lưu người mở bàn và người thêm từng món.
Phần mềm có tách phiếu bếp nóng và quầy bar không?
Có. Mỗi món gắn với bộ phận chế biến; phiếu được gửi và in đúng máy của bếp nóng hoặc quầy bar, mỗi nơi có mẫu in riêng.
Nhân viên có tự huỷ món đã gửi bếp được không?
Không. Món đã gửi bếp chỉ huỷ được khi Chủ quán hoặc Quản lý duyệt: nhân viên muốn huỷ phải nhờ Quản lý nhập mã PIN, và bắt buộc chọn lý do. Máy chủ chặn mọi cách huỷ không có duyệt và lưu nhật ký. Chủ quán và Quản lý tự duyệt cho chính mình.
Quán Nhỏ có quản lý được nhiều chi nhánh không?
Có. Một chủ quán quản lý nhiều cửa hàng và chuyển qua lại giữa các quán ngay trong app; báo cáo xem theo từng cửa hàng.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
