Quản lý đặt bàn nhà hàng: quy trình 5 bước và mẫu sổ đặt bàn
Quản lý đặt bàn nhà hàng hiệu quả gồm 5 bước: nhận đặt qua một đầu mối, ghi đủ thông tin, xác nhận lại trong ngày, giữ bàn có thời hạn và đặt cọc cho đoàn đông. Quán Nhỏ POS chưa có chức năng đặt bàn; quán dùng sổ đặt bàn riêng, còn khi khách đến thì mở bàn, gọi món, gộp bàn trên app, và dùng checklist Vận Hành để nhắc xác nhận đặt bàn.
Quy trình quản lý đặt bàn 5 bước
- Nhận đặtĐiện thoại, Zalo, fanpage
- Ghi sổĐủ thông tin
- Xác nhậnGọi lại trong ngày
- Giữ bànCó thời hạn
- Khách đếnMở bàn, gọi món
- Một đầu mối nhận đặt (lễ tân, quản lý ca) để không trùng bàn.
- Ghi đủ thông tin ngay khi nhận, đọc lại cho khách nghe.
- Xác nhận lại vào buổi sáng hoặc trước giờ đến vài tiếng.
- Giữ bàn có thời hạn: ví dụ quá 15 phút không đến và không báo thì nhả bàn; nói trước với khách.
- Báo bếp các đoàn đông, món đặt trước, yêu cầu đặc biệt.
Sổ đặt bàn cần những cột nào
| Cột | Ví dụ |
|---|---|
| Ngày, giờ đến | Thứ Bảy 14/11, 18:30 |
| Tên, số điện thoại | Anh Minh, 09xx… |
| Số khách | 12 người |
| Khu vực, bàn | Phòng lạnh, ghép bàn 5 + 6 |
| Yêu cầu đặc biệt | Sinh nhật, 1 ghế trẻ em, 1 người dị ứng hải sản |
| Món đặt trước, tiền cọc | Lẩu hải sản 2 nồi; cọc 500.000đ |
| Người nhận, trạng thái | Lan; đã xác nhận / đã đến / huỷ / không đến |
Đặt cọc và khách không đến
- Khi nào nhận cọc: đoàn đông, phòng riêng, ngày lễ, món phải chuẩn bị trước.
- Nói rõ điều kiện hoàn cọc khi nhận, ghi vào sổ.
- Tiền cọc là tiền của quán đang giữ hộ: ghi riêng, trừ vào bill khi khách đến.
Phần mềm quản lý đặt bàn cần gì
- Lịch đặt bàn theo ngày, giờ, khu vực.
- Giữ bàn, tự nhả bàn khi quá giờ.
- Ghi cọc và trừ cọc vào bill.
- Nhắc xác nhận, nhắn tin cho khách.
- Báo cáo số lượt đặt, đến, không đến.
Quán Nhỏ POS hỗ trợ đến đâu
| Việc | Quán Nhỏ POS hiện tại |
|---|---|
| Lịch đặt bàn, giữ bàn, đặt cọc | Chưa có; dùng sổ đặt bàn riêng |
| Nhắc xác nhận đặt bàn | Có việc mẫu trong checklist Vận Hành: nhận và xác nhận đặt bàn, gọi nhắc khách trước 1–2 tiếng, tổng hợp lượt đặt bàn cuối ca |
| Khách đến: mở bàn, gọi món, gửi bếp | Có |
| Đoàn đông ghép nhiều bàn | Có: gộp bàn, chuyển bàn |
| Nhiều phục vụ order cùng bàn | Có |
| Khách tự gọi món bằng QR tại bàn | Có |
Mở bàn, gọi món, gửi bếp theo đợt.
Đọc thêm: quy trình vận hành và checklist theo vị trí, cách quản lý nhà hàng hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
Cách quản lý đặt bàn nhà hàng hiệu quả?
Nhận đặt bàn qua một đầu mối, ghi đủ tên, số điện thoại, giờ, số khách, yêu cầu đặc biệt; xác nhận lại trong ngày; giữ bàn có thời hạn; đặt cọc cho đoàn đông hoặc ngày lễ; theo dõi tỷ lệ khách không đến.
Sổ đặt bàn nhà hàng gồm những gì?
Ngày, giờ đến, tên khách, số điện thoại, số người, khu vực hoặc bàn, yêu cầu đặc biệt (sinh nhật, ghế trẻ em, dị ứng), tiền cọc, người nhận đặt và trạng thái (đã xác nhận, đã đến, huỷ, không đến).
Quán Nhỏ POS có chức năng đặt bàn không?
Chưa. Quán Nhỏ POS chưa có lịch đặt bàn, giữ bàn hay đặt cọc. Quán dùng sổ đặt bàn riêng; khi khách đến thì mở bàn, gọi món, gộp bàn cho đoàn đông trên app. Module Vận Hành có việc mẫu nhắc xác nhận đặt bàn trong ngày.
Có nên nhận cọc khi khách đặt bàn?
Nên với đoàn đông, phòng riêng, ngày lễ hoặc khi phải chuẩn bị món trước. Nói rõ khi nào hoàn cọc, khi nào không, và ghi vào sổ đặt bàn.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
