Cách quản lý tài chính, thu chi quán ăn (kèm file Excel mẫu miễn phí)
Quản lý tài chính quán ăn bắt đầu từ việc tách tiền quán khỏi tiền nhà, ghi mọi khoản thu chi theo hai quỹ: tiền mặt và tiền gửi, xếp chi phí theo danh mục, và mỗi ngày so tồn tiền mặt với tiền trong két. Bài này có file Excel sổ thu chi tải miễn phí. Nếu không muốn nhập tay, Quán Nhỏ POS tự ghi tiền bán hàng và tiền nhập hàng vào đúng quỹ, tính lợi nhuận theo kỳ và xuất tệp CSV cho kế toán.
5 nguyên tắc quản lý tài chính quán ăn
- Tiền quán là tiền quán. Chủ lấy tiền về nhà thì ghi một khoản chi, không lấy “tạm”.
- Mọi khoản đều có dòng ghi. Mua bó rau 20.000đ cũng ghi.
- Hai quỹ tách bạch. Tiền mặt trong két và tiền trong tài khoản ngân hàng theo dõi riêng.
- Đối chiếu mỗi ngày. Lệch phát hiện trong ngày dễ tìm hơn lệch phát hiện cuối tháng.
- Xem lợi nhuận mỗi tháng, không chỉ doanh thu.
Tách quỹ: tiền mặt và tiền gửi
- Khách trả tiền mặt→ quỹ tiền mặt
- Khách chuyển khoản→ quỹ tiền gửi
- Nhập hàng, chi phíTrừ đúng quỹ đã trả
- Cuối ngàySo tồn quỹ với thực tế
Danh mục thu chi nên có
| Loại | Danh mục |
|---|---|
| Thu | Bán hàng; Thu khác (thanh lý, hoàn tiền nhà cung cấp…) |
| Chi | Tiền hàng, nguyên liệu; Lương nhân viên; Mặt bằng; Điện, nước, gas; Bao bì, vật tư; Sửa chữa, bảo trì; Quảng cáo; Chi khác |
Đừng tạo quá nhiều danh mục. 8–10 danh mục chi là đủ để thấy tiền đi đâu nhiều nhất.
Tính lợi nhuận quán ăn
- Lợi nhuận = Tổng thu − Tổng chi trong kỳ (tuần, tháng).
- Biên lợi nhuận = Lợi nhuận ÷ Tổng thu. Cho biết mỗi 100.000đ bán ra còn lại bao nhiêu.
- Tiền hàng nguyên liệu thường là khoản chi lớn nhất. Muốn biết món nào gây tốn, xem cách tính giá vốn món ăn.
File Excel quản lý thu chi quán ăn (tải miễn phí)
⬇ Tải file mẫu sổ thu chi quán ăn (.xlsx)
File gồm 4 sheet:
- Sổ thu chi: mỗi dòng một khoản (ngày, thu/chi, danh mục, diễn giải, quỹ, số tiền). Chọn từ danh sách thả xuống, cột tồn tiền mặt và tồn tiền gửi tự tính.
- Tổng hợp: chọn khoảng ngày, xem tổng thu, tổng chi theo danh mục, lợi nhuận và biên lợi nhuận.
- Danh mục: sửa, thêm danh mục cho hợp quán.
- Hướng dẫn dùng file.
File có vài dòng ví dụ để thấy cách nhập; xoá đi trước khi dùng.
Quản lý thu chi tự động trên Quán Nhỏ POS
Sổ Excel cần nhập tay mọi khoản, kể cả doanh thu. Module Thu Chi của Quán Nhỏ POS làm phần lớn việc đó tự động:
- Mỗi lần thanh toán, tiền ghi vào quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi theo cách khách trả.
- Mỗi lần nhập hàng, khoản chi ghi vào quỹ bạn chọn.
- Ghi thu, ghi chi khác bằng nút “+ Ghi thu”, “− Ghi chi”, chọn quỹ và danh mục.
- Xem theo kỳ: hôm nay, hôm qua, tuần này, tháng này, tháng trước hoặc tự chọn ngày; có tổng thu, tổng chi, lãi ròng, biên lợi nhuận.
- Xoá phiếu thu chi nhập nhầm phải ghi lý do.
- Xuất tệp CSV cho kế toán theo dạng sổ quỹ: ngày chứng từ, số phiếu thu, số phiếu chi, quỹ, diễn giải, số tiền.
Quỹ tiền mặt, tiền gửi, ghi thu chi và lợi nhuận theo kỳ.
Muốn theo dõi doanh thu từng ngày chi tiết hơn: mẫu báo cáo doanh thu nhà hàng.
Câu hỏi thường gặp
Cách quản lý thu chi quán ăn đơn giản nhất?
Tách tiền quán khỏi tiền nhà, ghi mọi khoản thu chi vào một sổ theo hai quỹ tiền mặt và tiền gửi, xếp khoản chi theo danh mục, và mỗi ngày so tồn tiền mặt trên sổ với tiền đếm trong két.
Có file Excel quản lý thu chi quán ăn miễn phí không?
Có. Bài viết này có file Excel mẫu tải miễn phí: sổ thu chi theo quỹ tiền mặt, tiền gửi, tự tính tồn quỹ và tổng hợp lợi nhuận theo danh mục trong khoảng ngày bạn chọn.
Lợi nhuận quán ăn tính thế nào?
Lợi nhuận = tổng thu − tổng chi trong kỳ. Tổng chi gồm tiền hàng nguyên liệu, lương, mặt bằng, điện nước gas, bao bì và các khoản khác. Biên lợi nhuận = lợi nhuận ÷ tổng thu.
Phần mềm có tự ghi doanh thu vào sổ thu chi không?
Quán Nhỏ POS tự ghi tiền mỗi lần thanh toán vào đúng quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi, tự ghi khoản chi khi nhập hàng, tính tổng thu, tổng chi, lãi ròng theo kỳ và xuất tệp CSV cho kế toán.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
