Cách quản lý quán trà sữa hiệu quả: giờ cao điểm, nguyên liệu, nhân viên
Quản lý quán trà sữa hiệu quả xoay quanh 3 việc: qua giờ cao điểm không nhầm ly (tem ly, QR mang đi), giữ đúng công thức để không hao nguyên liệu (định lượng, trừ kho, kiểm kê) và quản lý nhân viên part-time (chấm công, checklist, bàn giao ca). Quán Nhỏ POS có đủ các công cụ này trên điện thoại hoặc máy tính.
Quán trà sữa khác quán cafe ở đâu
- Mỗi ly một kiểu: topping, mức đường, mức đá khác nhau; một đơn 5 ly là 5 công thức.
- Cao điểm dồn dập: tan học, tan ca chiều, tối cuối tuần.
- Nguyên liệu dễ hỏng: trân châu nấu xong chỉ dùng trong vài giờ, sữa tươi, kem cheese có hạn ngắn.
- Nhân viên part-time: nhiều ca ngắn, đổi người thường xuyên.
Giờ cao điểm: quầy, tem ly, QR
- Khách đặtTại quầy hoặc quét QR
- Thu tiềnTiền mặt hoặc VietQR
- In tem lyMỗi ly một tem
- Pha theo temĐúng topping, ghi chú
- Tem ly theo từng ly: đơn 3 ly in 3 tem, dán lên ly trước khi pha.
- Tự in phiếu bếp khi thanh toán: bật tuỳ chọn này thì thu tiền xong là phiếu bar và tem ly tự in.
- QR mang đi: khách tự chọn món trên điện thoại, quầy thu tiền xong đơn mới vào bar, giảm người đứng chờ gọi món.
Bán nhanh tại quầy: chọn món, ghi chú, thanh toán.
Nguyên liệu: trân châu, sữa, trà
- Viết công thức cho từng món: gram trà, ml sữa, gram đường, gram trân châu.
- Nhập công thức vào module Kho Chuyên Nghiệp: app trừ nguyên liệu sau mỗi lần thanh toán.
- Cuối ngày dùng mục Ghi hao hụt cho phần đổ bỏ (trân châu nấu dư, sữa hết hạn) để không lẫn với hao hụt do pha sai.
- Kiểm kê mỗi tuần trên app. Chênh lệch lớn ở một nguyên liệu là nơi cần xem lại.
Công thức món và tồn kho nguyên liệu.
Giá vốn một ly trà sữa
Giá vốn = tổng (định lượng × giá nhập) của mọi nguyên liệu trong ly, cộng ly, nắp, ống hút. Ví dụ cách tính:
| Thành phần | Cách tính |
|---|---|
| Trà | gram trà mỗi ly × giá mỗi gram |
| Sữa, bột sữa | ml hoặc gram × giá mỗi đơn vị |
| Đường, syrup | ml × giá mỗi ml |
| Trân châu | gram × giá mỗi gram (đã tính phần hao khi nấu) |
| Ly, nắp, ống hút | giá mỗi bộ |
Kho Chuyên Nghiệp tính sẵn giá vốn mỗi phần và lãi gộp từ công thức, có tính cả hao phí sơ chế. Khi giá sữa hay trân châu tăng, cập nhật giá nhập là biết ngay món nào bị mỏng lãi.
Nhân viên part-time
Vào ca có chụp ảnh, ra ca, xem lịch sử.
Số liệu cần xem mỗi tuần
- Doanh thu theo giờ: xếp thêm người đúng khung tan học, tan ca.
- Top món bán chạy: món bán chạy mà lãi gộp thấp thì xem lại giá.
- Giảm giá: tăng bất thường là dấu hiệu cần hỏi lại.
- Tồn nguyên liệu: đặt hàng theo số bán thật, không theo cảm giác.
Doanh thu theo ngày, món bán chạy.
5 lỗi thường gặp khi quản lý quán trà sữa
- Không có công thức viết ra: mỗi người pha một vị, không tính được giá vốn.
- Định giá theo quán bên cạnh: bán chạy mà vẫn lỗ.
- Không in tem ly: giờ cao điểm pha nhầm, phải làm lại.
- Không tách hao hụt: không biết hao do hết hạn hay do pha dư.
- Xếp ca theo cảm tính: thiếu người giờ đông, thừa người giờ vắng.
Chọn phần mềm cho quán trà sữa: đọc phần mềm quản lý quán trà sữa. Muốn tăng doanh thu: cách tăng doanh thu quán trà sữa. Có từ 2 quán: quản lý chuỗi trà sữa.
Câu hỏi thường gặp
Cách quản lý quán trà sữa hiệu quả cho người mới mở?
Bắt đầu với 4 việc: in tem cho từng ly để quầy pha không nhầm, viết công thức cho từng món để biết giá vốn, chấm công và checklist cho nhân viên part-time, và xem doanh thu theo giờ để xếp ca đúng giờ cao điểm.
Làm sao kiểm soát hao hụt trân châu, sữa trong quán trà sữa?
Nhập công thức cho từng món trong phần mềm để app trừ nguyên liệu sau mỗi lần bán, rồi kiểm kê định kỳ. Chênh lệch lớn giữa tồn thực tế và số app tính cho biết đang hao hụt ở đâu.
Quán trà sữa có cần in tem ly không?
Rất nên. Giờ cao điểm một đơn có nhiều ly khác topping, ghi chú; tem in theo từng ly giúp pha đúng và giao đúng khách.
Quán trà sữa quản lý nhân viên part-time thế nào?
Chấm công có ảnh chụp tại chỗ, checklist theo vai trò cho từng ca và bàn giao ca. Phần mềm tính giờ làm từ chấm công, nên trả lương theo giờ không phải cộng tay.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
