Phần mềm quản lý quán trà sữa: chọn thế nào cho quán nhỏ (2026)
Quán trà sữa cần phần mềm xử lý được topping, size, mức đá – đường, in tem dán ly, nhận đơn mang đi và gọi món QR, và trừ nguyên liệu theo công thức. Quán Nhỏ POS làm được cả 5 việc này trên điện thoại, máy POS Sunmi hoặc máy tính, và cho dùng thử miễn phí.
Vì sao quán trà sữa nên dùng phần mềm?
Một quán trà sữa nhỏ có thể bán 100–300 ly mỗi ngày, mỗi ly lại khác nhau: size M hay L, ít đá hay nhiều đá, thêm trân châu hay thạch. Ghi tay thì giờ cao điểm rất dễ sai món, sai tiền, và cuối ngày không biết đã dùng hết bao nhiêu sữa, bao nhiêu trân châu.
Quán trà sữa cần 7 tính năng nào?
- Topping và size. Nhiều topping, mỗi topping một giá; size M, L giá khác nhau.
- Ghi chú mức đá, đường. In ra phiếu pha chế để người pha nhìn là làm.
- In tem dán ly. Mỗi ly một tem, tránh đưa nhầm khi khách đông.
- Bán mang đi nhanh. Thu tiền xong là phiếu pha chế tự in ra.
- Gọi món bằng mã QR. Khách tự đặt, nhân viên chỉ cần duyệt.
- Kho nguyên liệu theo công thức. Một ly trà sữa trân châu trừ bao nhiêu trà, sữa, trân châu.
- Báo cáo trên điện thoại. Chủ quán không cần đứng quầy vẫn biết hôm nay bán bao nhiêu.
Một ly trà sữa đi qua Quán Nhỏ POS như thế nào
- Chọn mónTrà sữa L + trân châu, ít đá
- Thu tiềnTiền mặt hoặc quét mã QR
- Tự in phiếu + temKhi bật tự in phiếu bếp
- Pha chếLàm theo phiếu, dán tem lên ly
- Trừ khoTrừ nguyên liệu theo công thức
Màn hình bán hàng hiện lưới món theo nhóm (trà sữa, trà trái cây, cà phê, topping). Ở quầy, nhân viên chạm món, chạm thêm topping (topping là món có giá riêng) và chạm chip ghi chú nhanh như “Ít đá”, “Ít đường”. Giỏ hàng tự cộng tiền. Khách ngồi tại bàn thì gọi qua màn Bàn: topping được gắn vào đúng từng ly. Xem thử thao tác trong video minh hoạ dưới đây:
Chọn món, sửa số lượng, ghi chú rồi xác nhận thanh toán.
Phiếu đi đến đúng trạm làm món: quán có cả quầy bar và bếp (bán thêm đồ ăn vặt) thì món nào về trạm đó. Có hai cách: bấm Gửi bếp trước khi thu tiền, hoặc bật tự in phiếu bếp để phiếu tự in ra ngay khi thanh toán. Nếu đặt máy tính bảng ở quầy bar, người pha chế đánh dấu đang làm rồi hoàn thành trên màn hình phiếu bếp:
Phiếu đi qua 3 trạng thái: chờ làm → đang làm → hoàn thành, lọc theo trạm.
Mẫu in được chỉnh riêng cho hoá đơn thu ngân, phiếu bếp nóng và phiếu bếp bar. Tem ly in theo số lượng từng món:
Chỉnh mẫu hoá đơn thu ngân, thêm lời cảm ơn, xem mẫu phiếu bếp bar.
Quản lý nguyên liệu: trân châu, sữa, trà
Lãi của quán trà sữa nằm ở giá vốn mỗi ly. Một ly 30.000đ có thể lời 18.000đ, cũng có thể chỉ lời 9.000đ nếu pha tay quá tay và không ai kiểm soát.
Với module Kho chuyên nghiệp, bạn khai công thức cho từng món, ví dụ trà sữa trân châu M gồm 8g trà, 30ml sữa đặc, 50g trân châu. Quán Nhỏ tính ra giá vốn mỗi ly và trừ nguyên liệu chỉ khi đơn đã thanh toán, nên đơn bị huỷ không làm lệch kho.
Mở công thức, xem định lượng, tính giá vốn mỗi ly.
Xem cảnh báo sắp hết, nhập 5 kg, tồn kho cập nhật ngay.
Chọn phần mềm cho quán trà sữa nhỏ thế nào?
| Tiêu chí | Câu hỏi nên đặt |
|---|---|
| Thiết bị | Chạy được trên điện thoại, máy tính sẵn có không, hay bắt buộc mua máy? |
| Topping | Có cộng giá topping và in ra phiếu pha chế, tem ly không? |
| Mang đi | Có luồng thu tiền trước cho khách mang đi không? |
| Kho | Có trừ nguyên liệu theo công thức không, hay chỉ trừ theo món? |
| Nhân viên | Phân quyền đến đâu? Huỷ món đã làm có cần quản lý duyệt không? |
| Chi phí | Có dùng thử không? Phí tính theo tháng, theo máy hay theo chi nhánh? |
Quán Nhỏ POS theo kiểu module như lắp Lego: quán nhỏ chỉ bật Bán hàng + In bill; khi đông hơn thì bật thêm Kho, Nhân viên, Chấm công, Lương. Màn hình chỉ hiện những gì quán đang dùng, nhân viên mới học rất nhanh.
Bắt đầu trong 30 phút
- Tạo quán trên Android, máy tính hoặc bản web quannho.lpm.vn/pos.
- Nhập thực đơn: nhóm món, giá, danh sách topping. Món có nhiều size thì tạo mỗi size một món (Trà sữa M, Trà sữa L) để giá và công thức tách bạch.
- Kết nối máy in hoá đơn và máy in tem (xem hướng dẫn cài máy in).
- Gửi mã quán cho nhân viên để họ tự vào quán bằng điện thoại.
- Bán thử vài đơn, kiểm tra phiếu bar và tem ly rồi mở bán thật.
Nếu quán có chỗ ngồi, đọc thêm cách cho khách gọi món bằng mã QR để giảm việc cho nhân viên giờ cao điểm.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý quán trà sữa có tính được topping riêng cho từng ly không?
Có. Khi gọi món ở màn Bàn hoặc khách đặt qua mã QR, topping như trân châu, thạch, kem cheese được gắn vào từng ly và cộng giá tự động. Ở màn bán nhanh tại quầy, topping là món có giá riêng, chạm thêm vào giỏ như một dòng. Mức đá, mức đường chọn bằng chip ghi chú nhanh.
Có in tem dán ly trà sữa được không?
Được. Quán Nhỏ có mẫu tem ly riêng cho quầy bar, in theo từng ly: 3 ly cùng món sẽ in 3 tem. Cần máy in tem (máy in nhiệt khổ nhỏ hỗ trợ in tem).
Quán trà sữa mang đi có cần thanh toán trước không?
Tuỳ quán. Tại quầy, thu ngân có thể thu tiền ngay; nếu bật tự in phiếu bếp, phiếu pha chế và tem ly tự in ra sau khi thanh toán. Riêng đơn khách tự đặt qua mã QR mang đi thì bắt buộc thu tiền trước rồi mới gửi bếp.
Tôi có thể xem doanh thu quán trà sữa từ xa không?
Có. Chủ quán đăng nhập app trên điện thoại để xem doanh thu, số đơn và món bán chạy theo ngày, tuần, tháng ở bất kỳ đâu.
Quán Nhỏ POS có mất phí không?
Tải app miễn phí, quán mới dùng thử 14 ngày; khi sắp hết hạn, chủ quán tự bấm gia hạn thêm 30 ngày miễn phí ngay trong app. Ngoài ra có gói Pro trả phí; muốn biết chi tiết, nhắn đội ngũ Quán Nhỏ qua Zalo.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
