Bàn giao ca, chốt ca quán cafe: các bước và mẫu nội dung
Cuối mỗi ca quán cafe cần làm 2 việc: chốt ca (đối chiếu tiền, ghi chi, ra ca chấm công) và bàn giao ca (việc chưa xong, sự cố, lời nhắn cho ca sau). Trên Quán Nhỏ POS, tiền tự ghi vào quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi khi thanh toán, bàn giao ca lập trên điện thoại và tự liệt kê việc còn tồn, còn ca quên chốt được phát hiện khi tính lương.
Chốt ca và bàn giao ca khác nhau thế nào
| Chốt ca | Bàn giao ca | |
|---|---|---|
| Mục đích | Khớp tiền và giờ làm | Ca sau biết phải làm tiếp gì |
| Ai làm | Thu ngân, mỗi nhân viên ra ca | Người phụ trách ca |
| Kết quả | Tiền mặt khớp, ca làm được ghi giờ ra | Danh sách việc tồn, sự cố, lời nhắn |
| Trên Quán Nhỏ POS | Quỹ tiền trong Thu Chi, ra ca trong Chấm Công | Bàn giao ca trong Vận Hành |
- Đếm tiềnSo với quỹ tiền mặt
- Ghi khoản chiMua đá, sữa trong ca
- Bàn giao caViệc tồn, sự cố
- Ra caChấm công
Chốt ca: tiền và giờ làm
- Đếm tiền mặt trong két, trừ quỹ đầu ca.
- So với quỹ tiền mặt trên app: mỗi lần thanh toán tiền mặt đã được ghi tự động.
- Kiểm tiền chuyển khoản: khách quét mã VietQR in trên bill nên số tiền đúng với hoá đơn; tiền ghi vào quỹ tiền gửi.
- Ghi khoản chi trong ca (mua đá, sữa gấp) vào Thu Chi để tiền mặt khớp.
- Niêm phong hoặc giao tiền cho quản lý theo quy trình quán.
- Ra ca trên app Chấm Công.
Quỹ tiền mặt, tiền gửi và các khoản thu chi.
Bàn giao ca: việc tồn, sự cố, lời nhắn
Trong module Vận Hành, người phụ trách ca bấm lập bàn giao ca. App tự liệt kê các việc trong checklist chưa làm, người giao ca thêm:
- Ghi chú sự cố: máy pha báo lỗi, khách phàn nàn, ly vỡ.
- Ghi chú cho ca tiếp theo: nguyên liệu sắp hết, khách đặt trước, việc cần làm tiếp.
Ca sau mở app là thấy bàn giao ca gần nhất với tên người giao và giờ giao. Chủ quán ở xa cũng xem được.
Checklist trong ca và lập bàn giao ca.
Khi nhân viên quên chốt ca
- Ca kéo dài từ 14 giờ trở lên bị coi là quên chốt ca.
- Khi tính lương, ca quên chốt bị trừ 50% tiền công của ca đó; màn Lương báo số ca chưa chốt hoặc quên chốt.
- Quản lý huỷ được khoản trừ và khôi phục 100% lương nếu có lý do chính đáng.
- Ca mở từ hôm trước mà chưa đóng: lần chấm công sau, hệ thống tự kết thúc ca cũ và ghi chú “tự động kết ca do quên đóng”.
Vào ca, ra ca và lịch sử ca làm.
Mẫu nội dung bàn giao ca
| Mục | Ví dụ |
|---|---|
| Tiền | Đã đối chiếu, khớp; đã giao quản lý lúc 22:10 |
| Việc chưa làm | Chưa vệ sinh máy xay (app tự liệt kê) |
| Sự cố | Máy in tem kẹt giấy lúc 19:30, đã xử lý |
| Nguyên liệu | Sữa tươi còn 2 hộp, cần đặt sáng mai |
| Lời nhắn | Khách bàn 5 đặt 10 ly mang đi lúc 8:00 |
Đọc thêm: quy trình vận hành quán ăn, quán cafe và tính tiền, in bill, đối chiếu cuối ngày.
Câu hỏi thường gặp
Bàn giao ca là gì?
Bàn giao ca là lúc người hết ca chuyển cho người vào ca những gì cần biết: việc chưa làm xong, sự cố đã xảy ra, hàng sắp hết, khách hẹn quay lại, và tình trạng tiền trong két.
Chốt ca quán cafe gồm những bước nào?
Đếm tiền mặt và đối chiếu với số phần mềm ghi, kiểm tra tiền chuyển khoản, ghi khoản chi trong ca, niêm phong tiền hoặc giao quản lý, rồi nhân viên ra ca trên app chấm công.
Nhân viên quên chốt ca thì sao?
Trên Quán Nhỏ POS, ca kéo dài từ 14 giờ trở lên bị coi là quên chốt ca, và khi tính lương bị trừ 50% tiền công của ca đó. Quản lý xem lại được và huỷ khoản trừ nếu có lý do chính đáng. Ca mở từ ngày hôm trước mà chưa đóng sẽ được hệ thống tự kết thúc và ghi chú lại.
Có cần giấy bàn giao ca không?
Không cần nếu dùng app. Module Vận Hành của Quán Nhỏ POS cho lập bàn giao ca trên điện thoại, tự liệt kê việc chưa làm, có ô ghi sự cố và lời nhắn cho ca sau; ca sau và chủ quán xem được ngay.
Dùng thử Quán Nhỏ POS
Tải app trên Android, máy POS Sunmi, Windows, macOS hoặc mở bản web. Tạo quán và nhập thực đơn chỉ mất vài phút.
